Estalvi econòmic per l’ús de l’administració digital

Repte

Com podem avaluar amb rigor l’estalvi econòmic i de temps que comporta la implantació i ús de l’administració digital?

Problemàtica

El Consorci AOC impulsa l’elaboració d’indicadors que permetin avaluar de forma sistemàtica i rigorosa l’efectivitat i l’eficiència de les iniciatives d’administració digital i govern obert que es duen a terme. Amb aquests indicadors els responsables polítics i directius públics poden conèixer el retorn social de les iniciatives, establir prioritats i prendre les millors decisions.

Un dels àmbit clau d’aquesta avaluació és l’estalvi econòmic que suposa l’ús de serveis d’administració digital i comparar-lo amb els costos associats d’inversió i manteniment dels propis serveis digitals. Les administracions públiques han de vetllar pel bon ús dels recursos públics. Per aquest motiu, l’any 2014 el Consorci AOC va posar en marxa un projecte intern per trobar la millor metodologia que permetés avaluar els estalvis econòmics i de temps de l’administració digital.

D’entrada ens vam adreçar a tots els organismes públics, a nivell estatal i europeu, que teníem constància havien publicat estudis sobre els estalvis generats per l’ús del conjunt de serveis de l’administració digital; i els vam demanar que ens facilitessin el detall de com feien els càlculs per a cadascun dels serveis. Sorprenentment, cap dels organismes ens va respondre de forma exhaustiva sobre la metodologia emprada, tot i que vam fer diversos intents de reclamar la informació.

Així, doncs, el Consorci AOC va decidir elaborar la seva pròpia metodologia.

Solució proposada

Establir una metodologia de càlcul rigorosa de l’estalvi econòmic i de temps que suposa la implantació i ús dels serveis d’administració digital i govern obert.

Per elaborar aquesta metodologia vam realitzar les següents actuacions:

• Identificar els serveis digitals d’administració digital amb més impacte o més rellevants pel que fa al seu ús.
• Definir l’“user journey” per a cadascun dels serveis.
• Analitzar els passos del procés (journey) en els que es produeix un estalvi respecte a la tramitació dels procediments de manera presencial, i calcular els estalvis en temps i/o diners associats, tot desglossant la part d’estalvi de la ciutadania de la part de l’administració.
• Verificar la validesa dels estalvis estimats a través de la realització supervisada de tràmits o actuacions per part d’un/a usuari/ària.
• Entrevistes a usuaris (ciutadans i empleats públics) per validar la percepció dels estalvis originats per la tramitació electrònica.

L’anàlisi es va realitzar sobre el següent conjunt de serveis d’administració digital:

• Tramitació electrònica (eTRAM)
• Factura electrònica (eFACT)
• Notificació electrònica (eNOTUM)
• Tramitació interadministrativa (EACAT tràmits)
• Intercanvi de dades entre AAPP (Via Oberta)
• Tramitació intraadministrativa (Valisa)
• Repositori documental (DESA’L)
• Arxiu documental (iArxiu)
• Tauler d’edictes i anuncis electrònic (eTauler)

Taula d’estalvis obtinguda (versió 2.0, any 2021):

Notes:

• Per assolir tot el potencial dels estalvis anteriors cal que el sistemes d’informació de l’ens estiguin integrats amb els serveis AOC per automatitzar els registres, tràmits i consultes d’interoperabilitat. Les integracions principals són amb el Registre unificat (MUX), e-Notum, Via Oberta i e-FACT.
• En el cas de Via Oberta, el màxim del potencial d’estalvi s’aconsegueix amb la integració i automatització de les consultes d’interoperabilitat.
• Aquests resultats es poden aplicar independentment del sistema de gestió integrat amb els serveis AOC.

A l’apartat de “Metodologia” podeu trobar el detall de com es calcula l’estalvi generat en els diferents passos del procés de cada servei.

Principals conclusions de l’anàlisi i les enquestes realitzades:

• El/la ciutadà/ana valora molt el seu temps. A l’estudi, el temps es valora d’acord al sou mig d’un/a treballador/a, però la realitat és que per a la ciutadania el temps té un valor molt més gran i que li suposa una greu molèstia haver de desplaçar-se a una oficina de l’administració per realitzar un tràmit que podria fer des de casa.
• Un dels costos importants de la tramitació en paper és la despesa econòmica d’arxiu físic que origina.
• D’acord amb les enquestes, un/a ciutadà/ana realitza una mitjana de 3 tràmits a l’any amb el conjunt de les administracions públiques.

Per calcular els estalvis de l’administració digital s’analitzen els costos de la tramitació presencial d’una mostra representativa d’actuacions. Però cal tenir en compte que aquests costos poden variar en funció d’un conjunt ampli de factors. En aquest estudi es fa una estimació de costos en banda baixa dels casos analitzats, per poder garantir que la gran majoria de les AAPP que gestionen els processos amb serveis digitals gaudiran de l’estalvi associat a cadascun d’ells.

Amb aquest criteri, s’ha d’entendre que aquest estudi planteja un import mínim o garantit d’estalvi, que pot ser superior o molt superior en funció de les circumstàncies o l’eficiència de cada administració.

Metodologia

2021 Estudi d’estalvis per l’ús de l’administració digital 2.0

• Versió 2.0 (2021) Revisió detallada de la metodologia aplicada al 2014 pels serveis eTRAM, eFACT, eNOTUM, EACAT tràmits i Valisa.
• Avaluació co-finançada amb el Fons de Promoció per a l’Avaluació de Polítiques Públiques (PROAVA) del Departament de la Vicepresidència i d’Economia i Hisenda.

2018 Estudi d’estalvis per l’ús de l’administració digital 1.1

• Versió 1.1 (2018) Ampliació del càlcul d’estalvis als serveis Valisa, eTauler, DESA’L i iArxiu
• Versió 1.0 (2014) Metodologia i càlcul d’estalvis que generen els següents serveis: eTRAM, eFACT, eNOTUM i EACAT tràmits

Estat del projecte

En producció. La metodologia es revisa cada tres anys.

Més informació

• Presentació de l’estudi de costos i beneficis de l’administració digital a Catalunya al Congrés Govern Digital 2015.