- Open overheid
- Elektronische verwerking
Duidelijke taal en duidelijke communicatie in e-TRAM: wat we hebben gedaan en waar we naartoe gaan
De Ombudsman heeft het rapport gepubliceerd "Het recht op toegang tot openbare informatie 2023”, een document dat toezicht houdt op een van de gebieden die dit orgaan volgens wet 19/2024 van 29 december betreffende transparantie, toegang tot openbare informatie en goed bestuur moet evalueren: dat van de toegang tot openbare informatie, dat wil zeggen zeg maar het subjectieve recht van mensen om de informatie die in het bezit is van de administraties op te vragen en te verkrijgen.
Volgens dit rapport is er in het jaar 2023 sprake van een toename van 34% van de verzoeken om toegang tot openbare informatie.
In die zin, en als we specifiek kijken naar de entiteiten die momenteel beschikken over de e-TRAM-oplossing voor elektronische verwerking die wordt aangeboden door het AOC (momenteel duizend), merken we dat de elektronische verwerkingsgegevens voor het "Verzoek om" toegang tot openbare informatie ( SAIP)" volgen de positieve evolutie die het rapport van de Ombudsman signaleert.
Dus als er in 2022 2.482 SAIP e-TRAM-procedures werden uitgevoerd, zou dit aantal in 2023 zijn gestegen tot 3.246 procedures, dat wil zeggen een jaarlijkse stijging van meer dan 30%. Deze gegevens komen zeer goed overeen met het rapport van de Ombudsman, dat wijst op een mondiale toename van de verwerking van SAIP's met 34% (voor alle geanalyseerde overheidsdiensten en voor alle beschikbare verwerkingskanalen).
Rekening houdend met het feit dat de toename van de aanvragen vooral op gemeentelijk niveau heeft plaatsgevonden (in gemeenteraden van gemeenten met minder dan 5.000 inwoners), doet de syndicaat een beroep op de steun van bovengemeentelijke instanties om deze gestandaardiseerde procedures goedgekeurd te krijgen en ook om de personeel dat in deze administraties werkt.
Het is de moeite waard om te zeggen dat ondanks deze stijging slechts 5% van de administraties heeft een procedure te verwerken verzoeken om toegang tot openbare informatie die zij ontvangen en slechts 17,4% beschikt over een informatie-eenheid, de instantie die volgens de regelgeving verantwoordelijk is voor de verwerking en het beheer van deze verzoeken.
Het rapport merkt dat ook op 15% van de verzoeken wordt niet opgelost, en dat erin In 42% van de beoordeelde gevallen moest er levering worden aangevraagd van de informatie nadat de Administratie niet op het verzoek had gereageerd.
Met betrekking tot de formulieren heeft de Ombudsman Klachten diverse malen om rectificatie daarin verzocht
formulieren die voorheen in de administraties waren geïmplementeerd. Een voorbeeld: verwijder motivatie als verplicht veld. Het AOC Consortium heeft deze verplichting in 2021 opgeheven en dit heeft geresulteerd in een reductie van het aantal gemeenten dat erom vraagt, van 96% naar 4%. In die zin benadrukt de Ombudsman “de inspanningen van het AOC-consortium, in die mate dat elke verandering die door dit consortium in het formuliermodel wordt aangebracht een directe impact heeft op de vormen van veel administraties.
Een ander element dat verbeterd moet worden, is dat 84% van de administraties is niet thematisch ingedeeld toegangsverzoeken, zodat ze de meest terugkerende verzoeken niet kunnen detecteren. Daarom is het noodzakelijk om een homogeen thematisch classificatiecriterium aan te nemen, zoals bijvoorbeeld gedaan door het AOC Consortium, in overeenstemming met het classificatiemodel voorgesteld door het Netwerk van Open Regeringen van Catalonië (XGOC).
Ook in de kennisgevingen van deze resoluties worden tekortkomingen geconstateerd, omdat deze vaak per e-mail worden verzonden en niet voldoen aan de eisen die de regelgeving stelt, of niet alle informatie bevatten die in elke communicatie moet worden opgenomen. Dus bijvoorbeeld in 63% van de gevallen wordt de persoon niet geïnformeerd over de rechtsmiddelen waarover hij beschikt als u het niet eens bent met de resolutie.
Duidelijke communicatie
De curator stelt dat, indien een transparantere en toegankelijkere administratie gewenst is, de resolutie en de aangeleverde documentatie in veel duidelijkere en begrijpelijkere taal geschreven moeten worden. Het wijst er ook op dat de resoluties informatie moeten bevatten over de persoon of eenheid waarmee moet worden gecommuniceerd als er hulp of advies nodig is. Momenteel gebeurt dit slechts in 18% van de gevallen.
Opgemerkt moet worden dat in de Bij 100% van de geanalyseerde administraties kan de aanvraag persoonlijk worden ingediend, hoewel 14% hiervoor een afspraak nodig heeft. In die zin vraagt de syndicus om het face-to-face-kanaal te versterken en deze vereiste te elimineren, met als doel te voorkomen dat veel mensen worden uitgesloten vanwege de digitale kloof.