- Tramitació entre administracions
Publicades les subvencions per al disseny i la implementació d’un sistema de gestió de documents en arxius d’entitats locals i universitats públiques
L’AOC, com a prestador de serveis a més de 2.250 organismes públics de Catalunya, així com a també a més de 3 milions de ciutadans i ciutadanes i quasi 100.000 empreses (segons dades d’aquest darrer any) aplica una política proactiva de comunicar incidències i intervencions previstes de diferents maneres i canals.
En aquest sentit, tot i que aquest 2024 es va tancar l’any amb una disponibilitat dels seus serveis de més del 99%, l’AOC experimenta puntualment incidències sobrevingudes i talls de serveis fruit de les intervencions programades per realitzar tasques de manteniment i implantar millores en els serveis. En aquests casos, l’AOC comunica de manera proactiva a les persones usuàries (administracions públiques, ciutadania i empreses) aquestes interrupcions en el seus serveis.
Com informem de les nostres incidències i intervencions?
Els canals utilitzats són els següents:
- Incidències i/o talls de serveis sobrevinguts:
- Quan es detecta la incidència:
- Enviament d’un correu electrònic a totes aquelles persones que s’han subscrit al canal d’alertes de l’apartat Estat dels serveis, amb la descripció de la incidència, afectacions que es produeixen i la previsió de resolució.
- Publicació de la mateixa alerta a l’apartat Estat dels serveis
- Quan es resol la incidència:
- Enviament d’un correu electrònic a totes aquelles persones que s’han subscrit al canal d’alertes de l’apartat Estat dels serveis, amb la informació de resolució.
- Actualització de la publicació de l’alerta a l’apartat Estat dels serveis, tot indicant-ne la resolució.
- Quan es detecta la incidència:
- Intervencions programades:
- Entre 30 i 15 dies abans de la intervenció:
- Publicació d’un post al nostre butlletí informant de dates, serveis afectats i mesures de comunicació realitzades.
- Enviament d’un correu electrònic a tots aquelles persones que s’han subscrit al canal d’alertes de l’apartat Estat dels serveis, amb la descripció de la incidència, afectacions que es produiran i dates de la mateixa.
- Pantalles flotants informatives als diferents serveis afectats, tant de caràcter públic (ciutadania) com a nivell edició (portals de gestió amb accés des d’EACAT).
- Enviament d’una tramesa informativa des d’EACAT a tots els ens usuaris dels serveis afectats (en cas d’afectacions considerades substancials).
- Quan finalitza la intervenció:
- Actualització de la publicació de les afectacions a l’apartat Estat dels serveis
- Enviament d’un correu-e a tots aquelles persones que s’han subscrit al canal d’alertes de l’apartat Estat dels serveis, amb la informació de finalització de la intervenció
- Desactivació de les pantalles flotants informatives als diferents serveis afectats.
- Entre 30 i 15 dies abans de la intervenció:
Per què n’informem proactivament?
Comunicar les incidències de serveis i les intervencions és clau per:
- Mantenir la informació actualitzada: Les persones usuàries reben informació en temps real sobre les incidències, permetent-los estar al corrent de la situació i adaptar-se en conseqüència.
- Proactivitat: Avisar els usuaris de manera proactiva demostra que des de l’AOC es produeix una monitorització dels serveis i es prenen mesures per solucionar els problemes, la qual cosa genera confiança.
- Reducció de la incertesa: Els usuaris no han de preocupar-se per la falta d’informació o buscar activament actualitzacions. Això redueix l’estrès i la frustració.
- Major cobertura: Utilitzar múltiples canals assegura que la informació arribi a la major quantitat possible d’usuaris. Això ajuda a garantir que tots estiguin ben informats.
- Millora de la satisfacció: La comunicació proactiva i multicanal demostra que l’AOC es preocupa per mantenir els usuaris informats, la qual cosa pot millorar la satisfacció i la confiança.
- Preparació: Avisar amb antelació permet als usuaris preparar-se per les intervencions programades, minimitzant l’impacte en les seves activitats.
- Reducció de consultes: Quan els usuaris estan ben informats, és menys probable que contactin amb el servei de suport per obtenir informació, la qual cosa redueix la càrrega de treball del personal, permetent que el personal se centri en la resolució del problema.
- Prevenció de rumors: Les comunicacions oficials ajuden a evitar la propagació de rumors i informació incorrecta, assegurant que els usuaris rebin dades precises.
El principal valor de comunicar les incidències a les persones usuàries és minimitzar l’impacte mitjançant la transparència, assegurant que estiguin ben informades i preparades per a qualsevol interrupció i millorant la seva satisfacció.
Si vols estar al corrent de qualsevol incidència o tall de servei subscriu-te al nostre canal d’alertes: Estat dels serveis.