- Notificació electrònica
e-NOTUM: Només queden 2 mesos per a la discontinuïtat de la missatgeria 3.0, si encara l’utilitzes, canvia a la versió 4.0
Des del Consorci AOC estem ultimant els detalls d’una nova funcionalitat d’e-NOTUM que és la tramitació atesa en la visualització i obertura de les notificacions electròniques. Us en compartim els detalls per si voleu fer-nos arribar comentaris i apreciacions al respecte a través del nostre portal de millores.
Aquest funcional permetrà també el seu ús per practicar notificacions mitjançant la compareixença espontània, amb traces electròniques de la seva realització. Aquesta nova funcionalitat permetrà l’accés dels treballadors públics només a les notificacions de l’ens en qüestió (no a totes les notificacions que tingui la persona interessada). Aquest funcionalitat permetrà als empleats públics habilitats consultar i obrir una notificació electrònica en nom de la persona interessada, amb la seva autorització prèvia. D’aquesta manera, s’avançarà en la transformació digital de les nostres organitzacions sense deixar endarrere a la ciutadania, lluitant contra la bretxa digital i fomentant una administració inclusiva, garantint a la ciutadania el seu dret a relacionar-se digitalment amb l’administració gràcies a la possibilitat d’anar presencialment a una oficina d’atenció ciutadana (OAC) i recollir una notificació electrònica.
Què és la tramitació atesa?
En virtut de l’art. 12 i 13 de la Llei 39/2015 és el servei pel qual un treballador públic, amb capacitació per identificar-se i signar en nom de les persones interessades, facilita que les persones interessades es relacionin electrònicament amb l’administració pública; en el cas de les notificacions electròniques, l’assistència i acompanyament consisteix en l’obertura de la notificació en nom de la persona interessada.
Què és la compareixença espontània?
En virtut de l’art. 41 de la Llei 39/2015 la notificació per compareixença espontània consisteix en la pràctica de notificacions per mitjans no electrònics, derivada de la presència de l’interessat o del seu representant davant d’una administració pública i, en aquell moment, sol·liciti ser notificat o comunicat.
Qui pot realitzar aquesta assistència?
Segons l’art. 12 de la Llei 39/2015 només els funcionaris habilitats poden prestar assistència i signar en nom de l’interessat. D’aquesta manera, cal inscriure al Registre de Funcionaris Habilitats als treballadors públics que prestin serveis d’aquest tipus.
En aquest sentit, doncs, el personal de les Oficines d’Assistència en Matèria de Registres són funcionaris habilitats per assistir a interessats en la identificació o signatura electrònica i la presentació de sol·licituds corresponents a un procediment.
Quins són els casos d’ús?
Una persona física (PF) compareix a una OAC i demana l’accés a una notificació concreta (tramitació atesa i compareixença espontània).
Més endavant s’abordaran les casuístiques que impliquin representació, com són:
- una persona física representant d’una persona física compareix a una OAC per accedir a una notificació del seu representant (tramitació atesa) o bé, l’empleat públic és coneixedor de l’existència d’aquesta notificació (compareixença espontània).
- una persona física representant d’una persona jurídica (PJ) compareix a una OAC i l’empleat públic és coneixedor que la PJ té una notificació pendent d’accedir.
En aquest sentit, doncs, les casuístiques de representació estan pendents a l’espera que aquesta representació es pugui recollir correctament a les evidències.
Per què és útil tant per a persones físiques com per a persones jurídiques?
Com hem vist a l’apartat anterior, aquest nou funcional pot aplicar-se en els següents casos:
- Persones físiques: en cas de compareixença espontània i tramitació atesa.
- Persones jurídiques: en cas de compareixença espontània.
En aquest sentit, l’article 41 de la Llei 39/2015 preveu la notificació per compareixença espontània per als interessats, sense matís respecte a la seva naturalesa de PF o PJ. És important no confondre-ho amb la tramitació atesa (on sí que hi ha distinció entre subjectes obligats o no).
La compareixença espontània és, doncs, una excepció a la notificació per mitjans electrònics, sigui qui sigui l’interessat.
Com recollim l’autorització o consentiment?
L’empleat públic haurà de demanar que la persona física ompli i signi l’autorització per l’obertura de la notificació, tant en el cas de tramitació atesa com en el cas de compareixença espontània i l’haurà d’entrar al registre d’entrada de l’organisme. Des de l’AOC s’han elaborat una proposta de model d’autorització, però cada ens podrà fer servir les que consideri pertinents.
Com validem la representació?
En el cas que el compareixent no sigui el destinatari de la notificació cal acreditar aquesta representació. La representació es podrà acreditar mitjançant qualsevol medi vàlid en Dret que deixi constància fidedigna de la seva existència (autorització, poder notarial, escriptura de constitució de la societat o estatuts socials).
La validació de la representació es realitza fora d’e-NOTUM, d’aquesta manera, el funcionari habilitat pot comprovar la subsistència d’aquesta representació realitzant la consulta a Representa manualment, a través de l’accés a aquesta plataforma i la comprovació de la subsistència de la representació, o bé, revisant la documentació aportada pel compareixent.
Aquesta validació haurà de constar a l’autorització signada pel compareixent.
A nivell operatiu, quan es realitzi l’accés a e-NOTUM per a la consulta de la notificació, caldrà indicar el nom i DNI del compareixent si volem que aquesta informació figuri a les evidències.
Com funciona l’operativa?
L’empleat públic (amb un certificat de treballador o d’empleat públic) i disposant del rol de funcionari habilitat amb capacitat d’assistència, haurà d’accedir al portal de ciutadania e-NOTUM de l’ens en qüestió.
e-NOTUM, en comprovar les credencials, li permetrà accedir amb el rol de funcionari habilitat, prestant assistència a la persona física compareixent.
L’empleat públic haurà d’identificar el NIF/NIE de la persona física compareixent o bé, el NIF/VAT de la persona física o persona jurídica a qui representa, i les dades del compareixent (en el cas de representants) així com el número del registre d’entrada de l’autorització.
En prémer “Acceptar”, e-NOTUM comprovarà credencials i l’empleat accedirà a la bústia de notificacions de la persona filtrada per l’ens i l’empleat podrà accedir a la notificació o notificacions concretes.
Quines evidències del procediment tenim?
En accedir a la notificació, a les evidències s’informarà de les dades de l’empleat públic habilitat així com del registre d’entrada de l’autorització; també constaran les dades del destinatari de la notificació i del compareixent (en cas que aquest sigui un representant i no un destinatari). Podeu consultar un exemple d’evidència.
Quins beneficis aporta per a l’administració?
Aquest nou funcional permetrà:
- Servei públic d’atenció a la ciutadania
- Tramitació atesa i compareixença espontània
- traces electròniques
Quines altres maneres tenim de prestar assistència a les persones físiques?
La tramitació atesa és només una de les vies que tenim per a prestar assistència a les persones físiques en l’accés a la tramitació electrònica.
D’aquesta manera, la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, a l’article 12 preveu un doble nivell d’assistència:
- Assistència general en l’ús de mitjans electrònics: s’ha d’entendre com a suport i informació per part del personal funcionari. En particular, pel que fa a la identificació i signatura electrònica, mitjans existents i forma d’utilització.
- Assistència específica: si alguna de les persones interessades no disposa dels mitjans electrònics necessaris, la seva identificació o signatura electrònica en el procediment administratiu podrà ser vàlidament realitzada pel personal funcionari habilitat, mitjançant l’ús del sistema de signatura electrònica del qual estigui dotat per això.
En aquest sentit, una molt bona pràctica, en lloc de fer l’habilitació del funcionari per accedir a la notificació, optar per a realitzar assistència al ciutadà perquè obtingui l’idCAT Mòbil (si no el té encara) i sàpiga accedir ell mateix a les notificacions. Aquesta assistència, suposa potser una inversió superior de temps, però suposa fer-ho una sola vegada per aquella persona i suposant la capacitació d’aquesta persona no només per a la recollida de notificacions sinó per a qualsevol altra tramitació electrònica.
Exemples d’altres administracions que estan treballant en la mateixa línia pel que fa a la pràctica de notificacions per compareixença espontània: