El passat 12 de març, a la trobada bimensual del Consorci AOC amb els Consells Comarcals, el Consell Comarcal de l’Alt Penedès va compartir amb tots els assistents la seva experiència sobre la gestió del canvi duta a terme per implantar Via Oberta en la seva organització.
Com sabeu, Via Oberta és el conjunt de serveis d’interoperabilitat que faciliten la transmissió telemàtica de dades i documents entre administracions, possibilitant la substitució de l’aportació de certificats en suport paper, en els procediments administratius per part dels interessats.
L’Àngels Pinyol, cap d’Atenció Ciutadana i Consum del Consell, ens va parlar del Mapa de processos d’un tràmit, l’eina que els hi ha permès abordar amb èxit la transformació dels tràmits del món “paper” a l’electrònic, buscant sempre la millora de l’eficàcia i eficiència de l’actuació administrativa i procurant satisfer les expectatives dels usuaris, tant interns com externs.
Per exemple, ens va comentar que si bé en un principi les consultes telemàtiques de dades van recaure sobre el personal de l’oficina d’atenció ciutadana, ràpidament van veure que resultava més àgil si aquestes consultes les realitzaven els propis gestors de cada departament; un canvi que ha permès, al mateix temps, garantir que el camp “número d’expedient”, d’obligat compliment quan es realitzen les consultes, estigui ben informat (Recordeu que el número d’expedient és una dada clau per poder vincular els resultats de les consultes a Via Oberta amb l’expedient al qual pertanyen les dades obtingudes)
La Cristina Galofré, arxivera del Consell, ens va explicar el conjunt de pràctiques i mesures que han adoptat per tractar i conservar els documents electrònics que s’obtenen de les consultes als serveis de Via Oberta. En concret, ens va parlar del format que han establert per anomenar els documents electrònics i de com utilitzen el DESA’L, el repositori de documents en tràmit que també ofereix el Consorci AOC.
